檔案室上墻制度（常見檔案室上墻制度）

連云港加固改造設計公司02-09384閱讀0評論

檔案室上墻制度是一種常見的檔案管理方法，旨在通過在墻面上展示重要檔案資料來提高檔案的可見性和保護性。具體實施步驟包括：，，1. 確定需要展示的檔案內容，這些內容可能包括歷史文件、重要文檔、合同協議等。，2. 準備展示材料，這通常包括檔案封面、目錄、索引和相關的說明文字。，3. 選擇適當的展示位置，通常是檔案室的入口或顯眼的位置。，4. 安裝展示架或使用其他固定裝置將檔案材料固定在墻上。，5. 定期更新展示內容，確保展示的檔案是最新的。，6. 維護展示環境，保持檔案的清潔和干燥，防止蟲害和潮濕。，7. 對公眾開放，允許訪客了解和查閱檔案資料。，，檔案室上墻制度通過將檔案資料展示在易于訪問的墻面上，不僅提高了檔案的安全性和可訪問性，還有助于增強公眾對檔案重要性的認識。

檔案室上墻制度

檔案室是保管和管理各類重要文件和資料的關鍵場所，為了確保檔案的安全、完整和有效利用，需要制定一系列嚴格的管理制度。以下是一些常見的檔案室上墻制度：

1. 歸檔要求

文件完整性：歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
文件關聯性：每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件等應立在一起，不得分開。
文件排列：文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。
文件編號：文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。
文件目錄：按各類檔案資料的保密級別、保存期限，逐件填寫文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化。
聲像材料：聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

2. 歸檔范圍

各類文件材料：包括公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報刊、錄音、錄像等。
會議文件：包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
證照和證件：有效證照、證件、印章等。
業務文件：資金、業務往來方面的文件材料，如合同、特約服務協議、重要報表等。
規章制度：包括公司決定、總經理批示后的各項決議等。
工作總結和計劃：包括樓宇接管數據、流程，與相關部門的交接資料等。
法律文件：具有法律效力及保存價值的文件。
電子文件：辦公電腦中與公司有關的電子版資料、文件等。
榮譽資料：獲得的社會榮譽資料。
其他資料：包括聲像形式記錄下來的對公司物業管理與服務產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

3. 檔案保管期限

永久保管：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對本公司有長遠利用價值的檔案。
長期保管：反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料。
短期保管：在較短時間內對公司有參考價值的文件材料。
臨時保管：需要持續改進，每半年或每年度均要修訂的文件材料。

4. 檔案級別

受控檔案：需加蓋受控章，只許在特定場所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳；確有工作需要時，需經公司總經理批準。
非受控檔案：無需特殊控制，但需妥善保管。
檔案銷毀：對已到保存期限的檔案，需填寫《報廢申請單》報品質技術部經總工程師批準后，進行銷毀。

5. 檔案的借閱

借閱登記：借閱檔案必須嚴格履行登記手續，借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
借閱權限：各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準；借閱非本部門的業務檔案須經檔案分管副總批準。
借閱限制：借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出；如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經總經理批準。
歸還期限：借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
復印規定：借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關規定辦理。

6. 電子、紙質檔案的存儲

電子文件存儲：公司所有區域辦公電腦必須按要求存放公司相關的文件、資料，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
備份管理：各部門電腦檔案管理責任人每學期，將部門電腦檔案拷入指定的移動硬盤進行備份，同時過往文件不許刪除、覆蓋，并標注拷貝日期。
紙質文件存儲：檔案庫房必須堅固，采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，并經常檢查各項措施是否有效。
環境管理：庫房內置放溫、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在14-24攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
衛生管理：保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
安全檢查：檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、復制。
設施維護：檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。
外來人員管理：非檔案管理人員未經許可不得進入檔案室。
新檔案處理：新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架。
保密管理：檔案管理人員必須嚴格執行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續，保持室內清潔衛生。
防火防盜：檔案室嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。
節假日管理：做好節假日安全檢查工作，發現問題，及時處理。
外借管理：檔案、資料一般不外借，確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
違規處理：查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
信息公開：未經主管校領導批準或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內容。